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+++ wiki:organisation_und_infos:vorstand_und_ressorts [2024/04/25 09:52] (aktuell) – [Vorstandsmitglieder & Ressorts] 84.72.36.93
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-====== Über den Vorstand ======
+====== Vorstandsmitglieder & Ressorts ======
-Der Vorstand von Transition-Bülach leitet und organisiert die Vereinsaktivitäten vorwiegend auf strategischer Ebene. Die Verantwortlichkeiten sind in mehrere Ressorts unterteilt, die jeweils einer Person zugeorndet sind. Die Ressorts sind im folgenden detaillierter Beschrieben.
+{{tablelayout?rowsHeaderSource=Auto}}
-Sehr viel der operativen Arbeit wird vom [[wiki:organisation_und_infos:admin_team|Admin-Team]] übernommen, welches eng mit dem Vorstand zusammenarbeitet.
+| **Ressort**                                                                                                                                          | **Personen**            |
+| Präsidium                                                                                                                                            | Mathias Spicher         |
-====== Mitglieder & Verantwortlichkeiten ======
+| Kassierin/Buchhaltung Tanja                                                                                                                          | Tanja Schneider         |
+| Aktuarin, Organisation Sitzungen Barbara                                                                                                             | Barbara Gugerli         |
-^ Person           ^ Ressorts / weitere Aufgaben                                      ^
+| Archiv (auf Cloud) Benedikt                                                                                                                          |        |
-| Mathias Spicher  | Präsidium, \\ Archiv                                             |
+| Veranstaltungskoordination                                                                                                                           |             |
-| Barbara Gugerli  | Aktuariat                                                        |
+| Kontakt zu anderen\\ Organisationen/Institutionen                                                                                                    |             |
-| Tanja Schneider  | Finanzen                                                         |
+| IT (Homepage, Wiki, Cloudspeicher)                                                                                                                   |           |
-| Annette Lüthi    | Aussenbeziehungen                                                |
+| Marketing & Kommunikation, Newsletter,\\ Inhalte Homepage, Facebook\\ Mitgliederwerbung, Mitgliederpflege\\ evtl. Arbeitsgruppe (plus Admin-Gruppe)  | Mathias, Alle ?  |
-| Renate Schoch    | Mitgliederbetreuung,\\ Benevol                                   |
+| Kontakt Stadt Bülach                                                                                                                                 | Mathias Spicher         |
-| Lucas Habegger   | Leitung Admin Team,\\ Kommunikation                              |
+| Entwicklungsprozess Transition-Bülach,\\ Identität, Bewegung, Vernetzungstreff\\ Wie spürbar ist diese Bewegung?\\ Kernbotschaften?                  | Gesamter Vorstand       |
-| Alle             | Entwicklungsprozess Transition-Bülach (Vision, Leitbild, Ziele)  |
-----
 ====== Beschriebe der Ressorts ======
+==== Offene Punkte ====
-<tabs>
+  * Lucas: Wer pflegt die Termine im Google Kalender (bisher teils Pit, teils Mathias, teils Lucas)
-  * [[#prasidium|Präsidium]]
+    * Dazu kommt noch Facebook & Stadtkalender: Wer pflegt die Termine da?
-  * [[#admin|Leitung Admin-Team]]
-  * [[#markom|Marketing & Kommunikation]]
-  * [[#aussen|Aussenbeziehungen]]
-  * [[#kassier|Finanzen]]
-  * [[#archiv|Archiv]]
-  * [[#aktuar|Aktuariat]]
-  * [[#mitglieder|Mitgliederbetreuung]]
-<pane id="prasidium">
-===== Präsidium =====
-**Wer:** Mathias Spicher\\
+<pane id="Ressort IT">
-**Was:**
+==== Ressort IT ====
-  * Leitung des Vorstandes und Sicherstellung des Vereinslebens.
-  * Ermöglichen, dass der Vorstand möglichst optimal arbeiten kann.
-  * Vorbereitung, Einladung, Koordination und Leitung der Generalversammlung.
-  * Vertreten des Vereins nach aussen.
-  * Erste Kontaktperson zur Stadt Bülach (z.B. 2x jährlich Sitzung).
-</pane>
-<pane id="admin">
-===== Leitung Admin-Team =====
-**Wer:** Lucas Habegger\\
+  * Verwaltung des Shared Hostings bei hostpoint.ch
-**Was:**
+  * Pflege der technischen Infrastruktur der Website
-  * Leiten/Koordinieren des Admin-Teams
+      * Wordpress und Plugin Updates
-    *   Geeignete Personen suchen und einarbeiten.
+      * Sicherstellen der Funktionalität der Integrationen (momentan nur Google Kalender   *  *> Homepage)
-    *   Aufgaben verteilen.
+      * Sicherstellen von regelmässigen Backups
-  *   Die Aufgaben und die Organisation des Admin-Teams sind auf folgender Seite dokumentiert: [[wiki:organisation_und_infos:admin_team|]]
+      * Gewährleistung der Sicherheit (Schutz vor Spam, Bots, ...)
+  * Pflege der technischen Infrastruktur des Wikis / Transition Bülach Handbuchs (DokuWiki)
+     * DokuWiki und Extension Updates
+     * Sicherstellen von regelmässigen Backups
+  * Pflege der technischen Infrastruktur der geteilten Dateiablage / Cloud (Nextcloud)
+     * Nextcloud Updates
+     * Sicherstellen von regelmässigen Backups
+  * Pflege der SingleSignOn Lösung via Auth0
+  * Unterstützung der Benutzer der Plattformen (Website, Wiki, Cloud). Das Ziel ist die befähigung anderer die Services in Eigenregie nutzen zu können
+     * Schulung
+     * Hilfe
+     * Fehlersuche
+  * Prüfung und Implementierung neuer Tools & Services nach Absprache mit Nutzern / Vorstand
 </pane>
-<pane id="markom">
+<pane id="Ressort Marketing und Kommunikation">
-===== Marketing und Kommunikation =====
+==== Ressort Marketing und Kommunikation ====
-**Wer:** Lucas Habegger\\
-**Was:**
 === Strategisch ===
-  * Verantwortlich für die Erstellung und Pflege des Kommunikationskonzepts für Transition-Bülach
+  * Erstellung eines Kommunikationskonzepts für Transition Bülach (selber oder in Auftrag)
-  * Sicherstellen der Koordination der Bewerbung für die übergreifenden Events (z.B. Mitgliederfeste, Adventsfenster, ...)
+      * Positionierung Newsletter / Homepage / Facebook / ?Instagram
+  * Strategie Inhalt: Zentral oder dezentral (aus Gruppen)
+      * Plattformen pflegen (z.B. Leitlinien für Website, Facebook, Instagram)
 === Operativ ===
-  * Die operative Arbeit wird innerhalb des Admin-Teams geleistet
   * "Überwachung" & Förderung, dass "es läuft"
-</pane>
-<pane id="aussen">
-===== Aussenbeziehungen =====
-**Wer:** Annette Lüthi\\
-**Was:**
-  * Pflege der Beziehungen zu anderen Transition Organisationen im In- und Ausland.
-  * Mitgliedschaft Ecovillage & Kontaktperson (sofern die Mitgliedschaft zu Stande kommt).
-  * Teilnahme an Veranstaltungen von Ecovillage und zum Beispiel Transition Zürich (Züri Bunt) oder ähnlichen Veranstaltungen.
-  * Nationale oder internationale Gäste empfangen.
-  * Artikel für Zeitungen oder soziale Medien über den Empfang von Gästen schreiben.
-  * Mögliche Exkursion oder Vortrag für Mitglieder von Transition-Bülach organisieren für den „inneren Wandel“. Also zum Beispiel jemanden bekannten aus der Transition Szene oder anverwandten Szene für einen Vortrag oder ähnlich einladen.
 </pane>
-<pane id="kassier">
-===== Finanzen =====
-**Wer:** Tanja Schneider\\
-**Was:**
-  * Hauptaufgabe: Verwaltung Vereinsvermögen
-  * Bearbeitung aller Zahlungs- resp. Buchungsvorgänge.
-  * Fortlaufendes à jour halten der Buchhaltung.
-  * Erstellen des Jahresabschlusses mit Bilanz und Erfolgsrechnung per Ende 31.12. jedes Jahres.
-  * Erstellen des Budgets z.H. des Vorstandes bzw. der GV jeweils zu Beginn jedes Jahres.
-  * Vorbereitung und Organisation der Revision, Anwesenheit bei der Revision..
-  * Kontrolle des Budgets und Orientierung des Vorstandes, falls erhebliche Abweichungen eintreten.
-  * Führen von Journalen und Kontoblättern sowie Anpassen des Kontenplanes, wenn nötig.
-  * Führen der Korrespondenz und Kontakte mit Banken bzw. Raiffeisen.
-  * Kontrolle über den Eingang aller notwendigen Belege sowie deren ordentliche Aufbewahrung.
-</pane>
-<pane id="archiv">
-===== Archiv =====
-  * Verwalten von Bildern, Artikeln, Flyern, etc. auf der Cloud, die von Mitgliedern gebracht werden.
-  * Scannen und ablegen von (Zeitungs-) Artikeln auf der Cloud, die von Mitgliedern gebracht werden.
-  * Strukturierung des Archives zum Auffinden von Informationen.
-  * Sammeln von Informationen (Bilder, Artikel, etc). für den Jahresbericht über das Vereinsjahr hinweg.
-  * Entwerfen des Jahresberichts und Unterbreitung im Vorstand (~2 Monate vor der GV).
-  * Anfragen und Erinnern der Gruppenkoordinatoren bezüglich Beiträge der Gruppen an den Jahresbericht.
-  * Anfragen und Erinnern des Vorstands bezüglich Beiträge des Vorstands an den Jahresbericht (Erfolgsrechnung, Budget, etc.).
-</pane>
-<pane id="aktuar">
-===== Aktuariat =====
-  * Bemühung um die Einhaltung des Zeitplans/Traktanden an der Sitzung.
-  * Protokolle der Vorstandssitzungen schreiben.
-</pane>
-<pane id="mitglieder">
-===== Mitgliederbetreuung =====
-**Wer:** Renate Schoch\\
-**Was:**
-  * tbd
-</pane>
-</tabs>
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-====== Sitzungsorganisation ======
-  * Leitung: wechselnd, wird an jeder Sitzung für nächstes Mal bestimmt.
-  * Die Einladung zur Vorstandssitzung soll eine Woche vor der Sitzung erfolgen.
-  * Die Einladung enthält Traktanden mit Zeitangaben.
-  * Bis 4 Tage vor der Sitzung können Ergänzungen mit Zeitangabe der jeweiligen Sitzungsleitung gemeldet werden.
-  * Termin der nächsten Sitzung wird direkt an der Sitzung abgemacht. Für allfällige Änderungen organisiert die verschiebende Person einen Doodle.
-  * Beschlussfindung:
-    * Anstrebenswert ist eine Diskussionskultur, die einen Konsens ermöglicht.
-    * Bei Abstimmungen gilt die einfache Mehrheit.
-    * Stimmenthaltung ist möglich.
-    * Bei allfälligem Unentschieden hat das Präsidium den Stichentscheid.