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Der Vorstand von Transition-Bülach leitet und organisiert die Vereinsaktivitäten vorwiegend auf strategischer Ebene. Die Verantwortlichkeiten sind in mehrere Ressorts unterteilt, die jeweils einer Person zugeorndet sind. Die Ressorts sind im folgenden detaillierter Beschrieben. Sehr viel der operativen Arbeit wird vom Admin-Team übernommen, welches eng mit dem Vorstand zusammenarbeitet.

Ressort	Personen
Präsidium	Mathias Spicher
Kassierin	Tanja Schneider
Aktuarin	Barbara Gugerli
Archiv	Mathias Spicher
Veranstaltungskoordination	vakant
Aussenbeziehungen (zu anderen Organisationen)	Annette Lüthi
Marketing & Kommunikation	Lucas Habegger
Leitung Admin-Team	Lucas Habegger
Entwicklungsprozess Transition-Bülach (Vision, Leitbild, Ziele)	Gesamter Vorstand

Mitgliederbetreuung / Mitgliederwerbung als separates Ressort?

Präsidium
Leitung Admin-Team
Marketing & Kommunikation
Aussenbeziehungen
Finanzen
Archiv
Aktuariat

Wer: Mathias Spicher
Was:

Leitung des Vorstandes und Sicherstellung des Vereinslebens.
Ermöglichen, dass der Vorstand möglichst optimal arbeiten kann.
Vorbereitung, Einladung, Koordination und Leitung der Generalversammlung.
Vertreten des Vereins nach aussen.
Erste Kontaktperson zur Stadt Bülach (z.B. 2x jährlich Sitzung).

Wer: Lucas Habegger
Was:

Leiten/Koordinieren des Admin-Teams
- Geeignete Personen suchen und einarbeiten.
- Aufgaben verteilen.
Die Aufgaben und die Organisation des Admin-Teams sind auf folgender Seite dokumentiert: Über das Admin Team

Wer: Lucas Habegger
Was:

Strategisch

Verantwortlich für die Erstellung und Pflege des Kommunikationskonzepts für Transition-Bülach
Sicherstellen der Koordination der Bewerbung für die übergreifenden Events (z.B. Mitgliederfeste, Adventsfenster, …)

Operativ

Die operative Arbeit wird innerhalb des Admin-Teams geleistet
„Überwachung“ & Förderung, dass „es läuft“

Wer: Annette Lüthi
Was:

Pflege der Beziehungen zu anderen Transition Organisationen im In- und Ausland.
Mitgliedschaft Ecovillage & Kontaktperson (sofern die Mitgliedschaft zu Stande kommt).
Teilnahme an Veranstaltungen von Ecovillage und zum Beispiel Transition Zürich (Züri Bunt) oder ähnlichen Veranstaltungen.
Nationale oder internationale Gäste empfangen.
Artikel für Zeitungen oder soziale Medien über den Empfang von Gästen schreiben.
Mögliche Exkursion oder Vortrag für Mitglieder von Transition-Bülach organisieren für den „inneren Wandel“. Also zum Beispiel jemanden bekannten aus der Transition Szene oder anverwandten Szene für einen Vortrag oder ähnlich einladen.

Hauptaufgabe: Verwaltung Vereinsvermögen

Bearbeitung aller Zahlungs- resp. Buchungsvorgänge.
Fortlaufendes à jour halten der Buchhaltung.
Erstellen des Jahresabschlusses mit Bilanz und Erfolgsrechnung per Ende 31.12. jedes Jahres.
Erstellen des Budgets z.H. des Vorstandes bzw. der GV jeweils zu Beginn jedes Jahres.
Vorbereitung und Organisation der Revision, Anwesenheit bei der Revision..
Kontrolle des Budgets und Orientierung des Vorstandes, falls erhebliche Abweichungen eintreten.
Führen von Journalen und Kontoblättern sowie Anpassen des Kontenplanes, wenn nötig.
Führen der Korrespondenz und Kontakte mit Banken bzw. PostFinance.
Kontrolle über den Eingang aller notwendigen Belege sowie deren ordentliche Aufbewahrung.

Verwalten von Bildern, Artikeln, Flyern, etc. auf der Cloud, die von Mitgliedern gebracht werden.
Scannen und ablegen von (Zeitungs-) Artikeln auf der Cloud, die von Mitgliedern gebracht werden.
Strukturierung des Archives zum Auffinden von Informationen.
Sammeln von Informationen (Bilder, Artikel, etc). für den Jahresbericht über das Vereinsjahr hinweg.
Entwerfen des Jahresberichts und Unterbreitung im Vorstand (~2 Monate vor der GV).
Anfragen und Erinnern der Gruppenkoordinatoren bezüglich Beiträge der Gruppen an den Jahresbericht.
Anfragen und Erinnern des Vorstands bezüglich Beiträge des Vorstands an den Jahresbericht (Erfolgsrechnung, Budget, etc.).

Bemühung um die Einhaltung des Zeitplans/Traktanden an der Sitzung.
Protokolle der Vorstandssitzungen schreiben.

Leitung: wechselnd, wird an jeder Sitzung für nächstes Mal bestimmt.
Die Einladung zur Vorstandssitzung soll eine Woche vor der Sitzung erfolgen.
Die Einladung enthält Traktanden mit Zeitangaben.
Bis 4 Tage vor der Sitzung können Ergänzungen mit Zeitangabe der jeweiligen Sitzungsleitung gemeldet werden.
Termin der nächsten Sitzung wird direkt an der Sitzung abgemacht. Für allfällige Änderungen organisiert die verschiebende Person einen Doodle.
Beschlussfindung:
- Anstrebenswert ist eine Diskussionskultur, die einen Konsens ermöglicht.
- Bei Abstimmungen gilt die einfache Mehrheit.
- Stimmenthaltung ist möglich.
- Bei allfälligem Unentschieden hat das Präsidium den Stichentscheid.