Über das Admin Team

Die Geschäftsstelle übernimmt diverse Aufgaben, vor allem im Bereich Kommunikation:

Bereich Zuständig
E-Mail Postfach
Newsletter
Social Media & Blogposts
Pflege Anlassdaten
Grafik / Gestaltung
Mitgliederregister
IT-Platformen
Event-Technik

Betreuung E-Mail Postfach

  • Aufgaben:
    • Triage, beantworten / weiterleiten der Vereins E-Mails
    • Entgegennehmen / weiterleiten von Anmeldungen zu Anlässen via kontakt@transition-buelach.ch
  • Anforderungen / Zeitaufwand
    • unregelmässig (2 - 4 h pro Woche)
    • flexibel verfügbar (mind. alle 2 Tage Posteingang prüfen)
    • vernetzt denken, den Überblick über möglichst alle Aktivitäten haben

Postannahme

  • Physische Post / Rechnungen / Verträge → weiterleiten, scannen, ablegen, nachverfolgen

Versand Newsletter

  • Aufgaben
    • Sammeln von Beiträgen
    • Redigieren und formatieren der Beiträge
    • Monatlicher Versand
  • Anforderungen / Zeitaufwand
    • zwischen 3 - 6 h pro Monat
    • PC mit Mailprogramm
    • Flair für Texte
Mögliche Entwicklung Newsletter
  • Automatisierung Newsletter via RSS von Homepage
  • Müsste dann nur noch redigiert und versandt werden

Social Media & Blogposts

  • Aufgaben:
    • Füllen der Social-Media Kanäle (1 Post pro Woche)
    • Mitarbeit Redaktionsplan für Blog & Social Media
    • Unterstützung bei Verfassen Blog-Posts und Social Media Beiträge, nachfassen, nachverfolgen (Sicherstellen, dass Redaktionsplan eingehalten wird)
  • Anforderungen & Zeitaufwand
    • Viel Zeit (1h pro Woche Post & ) +

Pflege Anlassdaten --> soll längerfristig in den Gruppen selber gemacht werden

Gruppen brauchen PowerUser der Veranstaltungen pflegt (Google Kalender, Webseite, Stadtkalender)

  • Aufgaben
    • Eintragen und aktuellhalten aller Vereinsanlässe in Google-Kalender (Transition-Bülach Jahresplanung), Webseite (wenn zusätzliche Änderungen nötig, wie z.B. Bilder / Flyer einfügen), Facebook und Stadtkalender
  • Anforderungen und Zeitaufwand
    • unregelmässig, insgesamt 3 h pro Monat
    • flexibel Verfügbar (alle paar Tage kleine Zeitpensen)
    • Zugang zu Facebook, ein bisschen IT Flair (für Wordpress, Facebook & Google Kalender)

Grafikarbeiten

  • Aufgaben
    • Flyergestaltung
    • Bilder für Social Media / Homepage / Newsletter
  • Anforderungen & Zeitaufwand
    • unregelmässig, 5 h pro Monat
    • Kenntnisse in Gestaltung
    • Gestaltung via Canva.com oder eigener Zugang zu Gestaltungssoftware

Mitgliederregister / betreuung

  • Aufgaben
    • Führen der Adressdatenbank der Mitglieder
    • Versand Spendenbestätigung
  • Anforderungen & Zeitaufwand
    • ?
  • Neuanmeldungen? Was passiert da alles? Ist das Kommunikation?
  • Plan: Anlegen einer „Freiwilligenliste“ : Verzeichnis von Name, Kontakt und Fähigkeiten & Ressourcen (z.B. ich habe einen Lieferwagen, Ich kann Holzarbeiten ausführen…)

IT-Plattformen

* Verwaltung des Shared Hostings bei hostpoint.ch

  • Pflege der technischen Infrastruktur der Website
    • Wordpress und Plugin Updates
    • Sicherstellen der Funktionalität der Integrationen (momentan nur Google Kalender * *> Homepage)
    • Sicherstellen von regelmässigen Backups
    • Gewährleistung der Sicherheit (Schutz vor Spam, Bots, …)
  • Pflege der technischen Infrastruktur des Wikis / Transition Bülach Handbuchs (DokuWiki)
    • DokuWiki und Extension Updates
    • Sicherstellen von regelmässigen Backups
  • Pflege der technischen Infrastruktur der geteilten Dateiablage / Cloud (Nextcloud)
    • Nextcloud Updates
    • Sicherstellen von regelmässigen Backups
  • Pflege der SingleSignOn Lösung via Auth0
  • Unterstützung der Benutzer der Plattformen (Website, Wiki, Cloud). Das Ziel ist die Befähigung anderer die Services in Eigenregie nutzen zu können
    • Schulung
    • Hilfe
    • Fehlersuche
  • Prüfung und Implementierung neuer Tools & Services nach Absprache mit Nutzern / Vorstand
Konkrete nächste Projekte
  • Automatisierung Newsletter via RSS von Homepage?
  • Collaborative Office in Nextcloud / Google Suite konfiguration
  • eVoting via BlockChain?

(Event-)Technik

  • Anlaufstelle für Anfragen / organisieren von Event-Technik
    • Audio
    • Video inkl. Streaming
    • Videokonferenzen
  • Aufstellen Bedarfsliste & Beschaffung
  • wiki/organisation_und_infos/admin_team.txt
  • Zuletzt geändert: 2021/09/05 07:25
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