Über das Admin Team
Die Geschäftsstelle übernimmt diverse Aufgaben, vor allem im Bereich Kommunikation:
| Bereich | Zuständig |
|---|---|
| E-Mail Postfach | |
| Newsletter | |
| Social Media & Blogposts | |
| Pflege Anlassdaten | |
| Grafik / Gestaltung | |
| Mitgliederregister | |
| IT-Platformen | |
| Event-Technik |
Betreuung E-Mail Postfach
- Aufgaben:
- Triage, beantworten / weiterleiten der Vereins E-Mails
- Entgegennehmen / weiterleiten von Anmeldungen zu Anlässen via kontakt@transition-buelach.ch
- Anforderungen / Zeitaufwand
- unregelmässig (2 - 4 h pro Woche)
- flexibel verfügbar (mind. alle 2 Tage Posteingang prüfen)
- vernetzt denken, den Überblick über möglichst alle Aktivitäten haben
Postannahme
- Physische Post / Rechnungen / Verträge → weiterleiten, scannen, ablegen, nachverfolgen
Versand Newsletter
- Aufgaben
- Sammeln von Beiträgen
- Redigieren und formatieren der Beiträge
- Monatlicher Versand
- Anforderungen / Zeitaufwand
- zwischen 3 - 6 h pro Monat
- PC mit Mailprogramm
- Flair für Texte
Mögliche Entwicklung Newsletter
- Automatisierung Newsletter via RSS von Homepage
- Müsste dann nur noch redigiert und versandt werden
Social Media & Blogposts
- Aufgaben:
- Füllen der Social-Media Kanäle (1 Post pro Woche)
- Mitarbeit Redaktionsplan für Blog & Social Media
- Unterstützung bei Verfassen Blog-Posts und Social Media Beiträge, nachfassen, nachverfolgen (Sicherstellen, dass Redaktionsplan eingehalten wird)
- Anforderungen & Zeitaufwand
- Viel Zeit (1h pro Woche Post & ) +
Pflege Anlassdaten --> soll längerfristig in den Gruppen selber gemacht werden
Gruppen brauchen PowerUser der Veranstaltungen pflegt (Google Kalender, Webseite, Stadtkalender)
- Aufgaben
- Eintragen und aktuellhalten aller Vereinsanlässe in Google-Kalender (Transition-Bülach Jahresplanung), Webseite (wenn zusätzliche Änderungen nötig, wie z.B. Bilder / Flyer einfügen), Facebook und Stadtkalender
- Anforderungen und Zeitaufwand
- unregelmässig, insgesamt 3 h pro Monat
- flexibel Verfügbar (alle paar Tage kleine Zeitpensen)
- Zugang zu Facebook, ein bisschen IT Flair (für Wordpress, Facebook & Google Kalender)
Grafikarbeiten
- Aufgaben
- Flyergestaltung
- Bilder für Social Media / Homepage / Newsletter
- Anforderungen & Zeitaufwand
- unregelmässig, 5 h pro Monat
- Kenntnisse in Gestaltung
- Gestaltung via Canva.com oder eigener Zugang zu Gestaltungssoftware
Mitgliederregister / betreuung
- Aufgaben
- Führen der Adressdatenbank der Mitglieder
- Versand Spendenbestätigung
- Anforderungen & Zeitaufwand
- ?
- Neuanmeldungen? Was passiert da alles? Ist das Kommunikation?
- Plan: Anlegen einer „Freiwilligenliste“ : Verzeichnis von Name, Kontakt und Fähigkeiten & Ressourcen (z.B. ich habe einen Lieferwagen, Ich kann Holzarbeiten ausführen…)
IT-Plattformen
* Verwaltung des Shared Hostings bei hostpoint.ch
- Pflege der technischen Infrastruktur der Website
- Wordpress und Plugin Updates
- Sicherstellen der Funktionalität der Integrationen (momentan nur Google Kalender * *> Homepage)
- Sicherstellen von regelmässigen Backups
- Gewährleistung der Sicherheit (Schutz vor Spam, Bots, …)
- Pflege der technischen Infrastruktur des Wikis / Transition Bülach Handbuchs (DokuWiki)
- DokuWiki und Extension Updates
- Sicherstellen von regelmässigen Backups
- Pflege der technischen Infrastruktur der geteilten Dateiablage / Cloud (Nextcloud)
- Nextcloud Updates
- Sicherstellen von regelmässigen Backups
- Pflege der SingleSignOn Lösung via Auth0
- Unterstützung der Benutzer der Plattformen (Website, Wiki, Cloud). Das Ziel ist die Befähigung anderer die Services in Eigenregie nutzen zu können
- Schulung
- Hilfe
- Fehlersuche
- Prüfung und Implementierung neuer Tools & Services nach Absprache mit Nutzern / Vorstand
Konkrete nächste Projekte
- Automatisierung Newsletter via RSS von Homepage?
- Collaborative Office in Nextcloud / Google Suite konfiguration
- eVoting via BlockChain?
(Event-)Technik
- Anlaufstelle für Anfragen / organisieren von Event-Technik
- Audio
- Video inkl. Streaming
- Videokonferenzen
- …
- Aufstellen Bedarfsliste & Beschaffung